Privacy policy

Coöperatie Koninklijke COSUN U.A., zich mede uitstrekkende tot haar groepsmaatschappijen (“COSUN”) vinden de bescherming van uw persoonlijke gegevens belangrijk.  Door middel van deze Privacy policy HR willen wij ervoor zorgen dat het u duidelijk is welke persoonsgegevens COSUN verwerkt in het kader van HR doeleinden, en wat er met die gegevens gebeurt.

VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ UW PERSOONLIJKE GEGEVENS?

1. Voor wervingsdoeleinden 

(a) Wat houdt dit doeleinde in?
Wanneer u een van onze recruiters benadert, solliciteert op een vacature of u aanmeldt op de wervingswebsite van COSUN voor de vacaturealert nemen wij de door u verstrekte persoonsgegevens op in onze wervingsdatabase en delen wij deze gegevens, afhankelijk van de adressering in het geval van uw sollicitatie, met de andere groepsmaatschappij(en) van COSUN. Wij verwerken uw persoonsgegevens tevens om onze wervingsdatabase te kunnen beheren en om contact met u op te kunnen nemen. Op deze manier kunnen wij u informeren over nieuwe vacatures of u uitnodigen voor activiteiten die verband houden met aanwerving.

(b) Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde is uw “toestemming” en een gerechtvaardigd belang.
Toestemming: Door uw gegevens aan COSUN te verstrekken en aan te geven dat u akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens,  stemt u er uitdrukkelijk mee in dat uw persoonsgegevens worden verwerkt voor het in artikel 1, onder a) beschreven doeleinde. U hebt het recht om uw toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking.

Gerechtvaardigd belang:
COSUN wil graag werken met de beste mensen op de juiste plaats binnen haar organisatie. Zij spant zich actief in om in contact te komen met de beste kandidaten die graag het team bij COSUN willen komen versterken. Het kan zijn dat COSUN specifieke vacatures heeft, maar ook open sollicitaties zijn welkom. COSUN heeft een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken van kandidaten die hebben aangegeven interesse te hebben in een positie bij COSUN. Het kan immers zijn dat een specifieke functie al is vervuld, maar er mogelijk in de toekomst een andere interessante positie vrijkomt. COSUN wil u daar in de toekomst graag over informeren en ook om die reden worden uw persoonsgegevens gedurende een beperkte periode bewaard.   
COSUN verzamelt met name uw persoonsgegevens ten behoeve van de gebruikelijke bedrijfsvoering van COSUN. COSUN kan uw gegevens ook gebruiken om u te informeren en onze relatie met u te onderhouden. Uw persoonsgegevens kunnen ook nodig zijn voor onze eigen interne administratie, voor HR doeleinden en om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de hierboven benoemde en beschreven doelen, of voor doelen die daarmee verenigbaar zijn.

(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij uw contactgegevens, foto’s, informatie in het kader van de aanwerving (zoals uw cv, werkervaring, opleidingsgegevens, etc.) en correspondentie met COSUN over sollicitaties (waaronder referenties).

(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is om het wervingsproces af te ronden. Indien wij redelijkerwijs verwachten in de nabije toekomst andere interessante vacatures voor u te hebben, kunnen wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden bewaren, maar in elk geval zullen wij uw persoonsgegevens niet langer dan 1 jaar bewaren. Wij bewaren uw gegevens enkel als u hiervoor toestemming hebt gegeven.

(e) Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor zover nodig in het kader van de in deze paragraaf genoemde wervingsdoeleinden en dan alleen door daartoe door COSUN aangewezen medewerkers of ander personeel voor of namens COSUN. Hieronder valt mede personeel van alle groepsmaatschappijen of externe partijen voor zover deze partijen in opdracht namens COSUN verwerken ten behoeve van door COSUN vastgestelde doelen. COSUN verplicht deze externe partijen om net zulke strenge veiligheidsmaatregelen te nemen als zij zelf heeft genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Behoudens de ter beschikkingstelling aan de hiervoor genoemde partijen zal COSUN uw persoonsgegevens niet aan derden ter beschikking stellen, tenzij dit noodzakelijk is om eventuele wettelijke verplichtingen na te komen.

2. Om een arbeidsovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst met u aan te gaan 

(a) Wat houdt dit doeleinde in?
Wanneer wij u een dienstverband bij COSUN aanbieden, verwerken wij uw persoonsgegevens om een arbeidsovereenkomst op te stellen en te verwerken. Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het sluiten, uitvoeren en beëindigen van uw arbeidsovereenkomst. Wij nemen uw persoonsgegevens tevens op in onze HR-administratie.

Als u een zelfstandige aannemer ondernemer bent, verwerken wij uw persoonsgegevens op dezelfde wijze om een dienstverleningsovereenkomst met u aan te gaan.

(b) Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De door U aan COSUN verstrekte persoonsgegevens zijn nodig om uw arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren en om COSUN in staat te stellen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen in verband met uw arbeidsovereenkomst, zoals de verwerking en afdracht van sociale premies, pensioenen, etc.

(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij voor zover relevant uw contactgegevens, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, foto’s, burgerservicenummer, gegevens van uw identiteitsbewijs of paspoort, verklaring van uw arbeidssituatie, inschrijvingsnummer bij de KvK en btw-gegevens, informatie in het kader van de aanwerving (zoals werkervaring en opleidingsgegevens), gegevens over uw functie en positie (al dan niet ten behoeve van uw personeelsdossier), gegevens van uw werkvergunning, beschikbaarheid, arbeidsvoorwaarden, belastinggegevens, verzekeringsgegevens, betalingsgegevens en locatie en organisaties.

(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens na beëindiging van uw arbeidsovereenkomst bewaard (i) zo lang COSUN wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te bewaren en/of (ii) indien COSUN een gerechtvaardigd belang heeft  om de juridische belangen van COSUN te beschermen. Na het verstrijken van deze periode worden uw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.

(e) Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor zover nodig in het kader van de in deze paragraaf genoemde doeleinden en dan alleen door daartoe door COSUN aangewezen medewerkers of ander personeel voor of namens COSUN. Hieronder valt mede personeel van alle groepsmaatschappijen of externe partijen voor zover deze partijen in opdracht namens COSUN verwerken ten behoeve van door COSUN vastgestelde doelen. COSUN verplicht deze externe partijen om net zulke strenge veiligheidsmaatregelen te nemen als zij zelf heeft genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Behoudens de ter beschikkingstelling aan de hiervoor genoemde partijen zal COSUN uw persoonsgegevens niet aan derden ter beschikking stellen, tenzij dit noodzakelijk is om eventuele wettelijke verplichtingen na te komen.

HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEVEVENS?

COSUN neemt voortdurend passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, verlies, verwijdering, openbaring en oneigenlijk gebruik, en om de juistheid en integriteit van uw persoonsgegevens te bewaken. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

HOE KUNT U UW RECHTEN UITOEFENEN?

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door COSUN] of indien u uw persoonsgegevens die COSUN heeft verwerkt wil inzien, laten verwijderen, laten corrigeren, wijzigen, bezwaren heeft tegen de verwerking of hangende deze verzoeken uw recht van beperking wil inroepen, kunt u contact opnemen met COSUN via de onderstaande contactgegevens. COSUN zal in beginsel binnen één maand inhoudelijk op uw verzoek reageren. 
Indien u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens door of namens COSUN kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact: Coöperatie Koninklijke Cosun U.A. Postbus 3411, 4800 MG Breda, E-mail: GDPR@cosun.com


Versie: april 2018